严格按照《中国中医药研究促进会分支（代表）机构管理办法》（暂行）规定，提交详细的申请报告和相关材料。具体分为四个阶段：
第一阶段：申请阶段
1、提交《申请书》（内含申请原因、可行性报告、资质证明、申请人及发起人简介与联系方式、学术支持单位简介等内容）。
2、申请人及发起人应具备下列条件之一：
（1）博士学位
（2）正高职称
（3）硕士研究生导师
（4）依法在中华人民共和国境内成立的实体机构
学术支持单位原则为对口的公立单位。
3、会长（主委）候选人须具正高职称或担任国家一级社团组织的副职（含）以上职务。
4、填写《分支（代表）机构登记表》。
第二阶段：审核阶段
1、总会秘书处收到申请文件后，组织处在15个工作日内对文件内容进行审核、对申请人资质进行审查。
2、审查通过后组织处与申请人进行约谈。
3、秘书处领导带队实地考察。
4、学会领导与分支机构拟任领导人选进行约谈。
第三阶段：筹备阶段
1、批复同意成立筹委会，正式进入筹备阶段。
2、筹备阶段视工作需要应召开一到数次筹备工作会，讨论并确定以下内容：
（1）倍儿终确定分会名称和组织架构；
（2）确定会员发展方式和发展目标；
（3）讨论邀请担任主要职务和名誉职务的人员；
（4）预定召开成立大会的时间、地点；
（5）落实成立大会人员分工；
（6）讨论落实成立大会的资金筹措；
（7）建立大会会务组，正式开始筹备工作。
3、筹备工作会前应提交参会人员名单，会后提交会议纪要，如认为已筹备成熟，可提交申请召开成立大会的请示并附方案。
4、方案内容应包括筹备进展情况，副会长（副主任委员）、秘书长、副秘书长以上人员详细资料（含照片、电话、单位、职务职称等）、成立大会的详细安排：
（1）时间、地点
（2）议程
（3）参会人数
（4）参会领导
（5）会议资料（包括参会人员名录、会议指南、大会背景板、代表证、嘉宾证、聘任证书等会议资料）、会议预算及经费来源。
第四阶段：大会成立阶段
1、秘书处审核其请示及方案后，批复同意召开成立大会。
2、会议前10天应提交证书制作名单，并缴纳证书制作费用，经总会计划财务处签署意见后印刷。（总会统一制作发放所有分支机构各类证书，并收取相应的工本费用，其中常委及以上证书80元/个，委员证书40元/个。）开会前按照《分支机构管理办法》缴纳当年服务会费。
3、会后应将新闻通稿、领导讲话、照片、会议资料及其他补充资料，会员详细资料发至总会。
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